Monitoring

Monitoring: Qualität ist unser Ziel

Die Kindernothilfe unterstützt 958 Projekte in 29 Ländern. Wie stellt sie gemeinsam mit ihren Partnern und Projekten sicher, dass die Arbeit vor Ort effektiv ist? Wie überprüft sie, ob Projektantrag und -umsetzung einander entsprechen Welche Maßnahmen werden bei Abweichungen oder Unregelmäßigkeiten ergriffen?

Grafik zum Kontrollsystem der Projektarbeit. Zum Vergrößern Bild anklicken. Grafik: Krämer Projektcontrolling und -begleitung
Damit verfolgt die Kindernothilfe zwei zentrale Anliegen: Erstens muss gewährleistet sein, dass die geförderten Projekte nachhaltig die Lebenssituation von Kindern, ihren Familien und Gemeinwesen verbessern. Zweitens soll sichergestellt werden, dass die Projektmittel effektiv und effizient eingesetzt werden. Um dies zu erreichen, hat die Kindernothilfe ein System mit folgenden
Bausteinen entwickelt:

1. Projektantrag
   Jedes neue Projekt muss einen Antrag vorlegen mit Angaben zum Träger, zu Zielen und Zielgruppen, zum Monitoring, zu den Risiken und zur Finanzierung. Alle Anträge werden geprüft: inhaltlich und fachlich durch das zuständige Auslandsreferat, die finanzielle Seite durch die Controllingabteilung.
2. Vertragliche Grundlage
   Grundlage der Zusammenarbeit mit Partnern und Projekten ist ein Kooperationsabkommen. In diesem Vertrag werden in einem allgemeinen Teil Rechte und Pfl ichten und in
   einem speziellen Teil Vereinbarungen über Ziele und Schwerpunktsetzung geregelt.
3. Jahresplanung
   Alle Projekte und Partner müssen eine Planung vorlegen mit Zielen, Messgrößen, Vorgaben und Aktivitäten sowie einem Budget. Sie ist die Voraussetzung dafür, dass ein
   Projekt Gelder erhält. Ohne eine den Anforderungen entsprechende Planung werden keine Zahlungen geleistet.
4. Empfangsbestätigung
   Der Zahlungseingang ist schriftlich zu bestätigen (Datum, Betrag in Euro und in Landeswährung).
5. Projektfortschrittsbericht
   Projekte sollen über den Fortschritt berichten. Alle Projekte, die jährlich mehr als 75 000 Euro erhalten, müssen einen Halbjahresbericht vorlegen, der Auskunft über Abweichungen zum Plan und Budget gibt.
6. Projektbesuche
   Projekte und Partner werden regelmäßig besucht. Die Kindernothilfe-MitarbeiterInnen bewerten Fortschritt, Konzeption und Management eines Projekts. Sie überprüfen auch
   Buchhaltung, Finanzmanagement und Rechnungslegung. Um die Qualität der Arbeit zu verbessern, führen sie Workshops durch. Setzen Projekte Gelder nicht wie abgesprochen
   ein oder veruntreuen sie sogar, werden die Verantwortlichen zur Rechenschaft gezogen (Rückzahlung der Gelder, gegebenenfalls strafrechtliche Verfolgung).
7. Jahresbericht
   Alle Projekte müssen einen jährlichen Bericht vorlegen. Er soll Auskunft über Aktivitäten und Zielerreichungen geben. Erfolge sollen genauso dargestellt werden wie Schwierigkeiten und Probleme. Er dient als Grundlage für den Projektbericht, der jährlich an alle Paten verschickt wird.
8. Jahresabschluss
   Alle Projekte und Partner legen einen Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung) vor. Er muss von einem unabhängigen Wirtschaftsprüfer geprüft sein und einen Prüfungsbericht (mit Testat) enthalten. Alle Jahresabschlüsse werden ausgewertet. In Stichproben erfolgen umfangreiche Prüfungen. Liegt ein Jahresabschluss nicht fristgerecht vor, entspricht er nicht dem geforderten Standard oder wurde kein uneingeschränktes Testat erteilt, werden bis zur Behebung der Defizite keine Zahlungen getätigt.

Download des kompletten Artikels "Qualität ist unser ZIel"

Guideline for the annual plan and budget of projects funded by Kindernothilfe

Guideline for financial statements of projects funded by Kindernothilfe

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